Digital søknad til Arbeidstilsynet - opptak og spørmål og svar

20. mars 2024 hadde Arkitektbedriftene et webinar i samarbeid med Arbeidstilsynet. Opptaket og spørsmål på svarene som ble stilt i chatten finnes på denne siden.

Søknadsplikt

Arbeidstilsynet har en nettside Hvilke bygningsmessige tiltak må dere søke om?

Hvis tiltaket hører hjemme i minst en av disse tiltakstypene, er det svært sannsynlig at arbeidsmiljø er påvirket og det må derfor søkes om Arbeidstilsynets samtykke.

Det er foreløpig ikke mulig å sende digital søknad om tiltak med andre tiltakstyper enn de som er listet her. Men, ett tiltak kan ha flere tiltakstyper, f.eks. anlegg og nytt bygg. Da skal Arbeidstilsynet se på den relevante delen av tiltaket.

DiBK skal innføre en ny tiltakstype "Nytt bygg – blandet formål næring og bolig" som vil muliggjøre at tiltak med alle bygningstyper (bolig inkludert) kan sendes digitalt.

Hvis kommunen insisterer på at en del av tiltaket (f.eks. barnehagens uteområder) skal vurderes av Arbeidstilsynet, må dere sende søknad via eDialog til Arbeidstilsynet.

Kommunen krever at søker innhenter uttale fra Arbeidstilsynet, her samordner ikke kommunen

Kommunen har en samordningsplikt, men denne innebærer ikke at kommunen skal innhente uttalelser fra Arbeidstilsynet på vegne av søker. Arbeidstilsynets vurderinger kan omfatte forhold som ligger utenfor kommunens ansvarsområde.

Det er tiltakshaverens ansvar, eller ansvarlig søker på vegne av tiltakshaveren, å innhente nødvendige uttalelser fra Arbeidstilsynet. Kommunen oppfyller sin plikt når den informerer søker om behovet for å innhente uttalelse fra Arbeidstilsynet.

Er bygg som er oppført på "gul liste" (Oslo) å anse som "vernet bygg", eller snakker vi om bygg som er regulert til bevaring og fredet?

Kravene til arbeidsplasser og arbeidslokaler gjelder også for vernede bygninger. Arbeidstilsynet vurderer som hovedregel tiltak knyttet til vernede bygninger på samme måte som andre tiltak.

Arbeidstilsynet kan akseptere avvik fra kravene dersom byggets vernestatus tilsier det. Slike avvik vurderes konkret for hver enkelt sak, og det bygningsmessige vernet inngår i denne vurderingen. For at Arbeidstilsynet skal kunne vurdere om vernet gir grunnlag for unntak, må søknaden gi tilstrekkelig informasjon.

Tiltakshaver skal legge ved følgende dokumentasjon:

• Dokumentasjon fra aktuell vernemyndighet, som enten er Riksantikvaren, Fylkeskonservatoren eller kommunen.
• Dokumentasjon fra aktuell vernemyndighet som viser hvilke begrensninger vernet medfører i forhold til endringer av bygget.
• Kopi av eventuell korrespondanse mellom tiltakshaver og vernemyndighet om hvorvidt foreslåtte endringer kan gjennomføres samtidig som vernet ivaretas.

Merk at rene beskrivelser fra tiltakshaver uten tilstrekkelig dokumentasjon ikke er nok til å opplyse saken godt nok for Arbeidstilsynet.

I alle offentlige prosjekter som skal ut på anbud i en totalentreprise, må dokumentasjon på ventilasjon ettersendes. Kan man da aldri sende inn søknad til automatisk samtykke?

Hvis søknaden mangler dokumentasjon som viser at inneklima og ventilasjon er prosjektert i henhold til preaksepterte løsninger, er det ikke mulig å få automatisk samtykke fra Arbeidstilsynet.

Det er likevel mulig å sende inn søknaden digitalt. Dersom manglende ventilasjonsdokumentasjon er det eneste som mangler, kan Arbeidstilsynet gi samtykke på vilkår. Dette innebærer at dokumentasjon om ventilasjon må ettersendes innen en fastsatt frist for at samtykket skal være gyldig.

Hvordan kan man søke om foreløpig godkjenning fra Arbeidstilsynet for et kontorbygg hvor leietakere og endelig planløsning ennå ikke er avklart, og samtidig unngå å betale gebyr to ganger for samme areal?

Dere sender inn søknaden digitalt til Arbeidstilsynet. For forhold som ennå ikke er avklart, skal dere svare "Nei" på at preaksepterte løsninger er ivaretatt, og "Ja" på spørsmål om konkrete forhold som er relevante for tiltaket.

Søknaden vil da behandles manuelt av en saksbehandler. Hvis de forholdene som er avklart vurderes som tilfredsstillende, vil Arbeidstilsynet kunne gi et betinget samtykke. Dette betyr at samtykket gis under forutsetning av at dere ettersender den manglende dokumentasjonen når den blir tilgjengelig.

Når nødvendig dokumentasjon er på plass, skal dere besvare Arbeidstilsynet i henhold til instruksjonene som gis i svarbrevet (eDialog). Det er viktig å merke seg at dere ikke skal bruke den digitale søknadsløsningen igjen, og dere skal ikke sende inn en ny søknad. På denne måten unngår dere å bli fakturert for samme areal to ganger.

Om man får en godkjenning på tiltaket med vilkår må man svare ut vilkåret før IG og sende in dokumentasjon?

Nei, dere har fått samtykke fra Arbeidstilsynet selv om det er gitt med vilkår. Det betyr at dere kan søke om IG (Igangsettingstillatelse) uten å ha oppfylt vilkåret på forhånd.

Vilkåret innebærer imidlertid at dere må sende inn dokumentasjonen senere, men dette trenger ikke å være oppfylt før IG. Likevel er det en fordel å sende inn dokumentasjonen før IG dersom det er mulig, for å unngå eventuelle forsinkelser i prosjektet.

Kan man få automatisk samtykke der leietakere ikke er på plass og deretter er det IKKE påbudt å sende supplering for medvirkning? Men er det er valgfritt å sende supplering siden man har samtykke?

Ja, det er mulig å få automatisk samtykke fra Arbeidstilsynet selv om leietakere ikke er kjent på søknadstidspunktet. Dette forutsetter at tiltaket er prosjektert i henhold til preaksepterte løsninger, og at man har en klar oppfatning av hva en potensiell leietaker skal drive med, samt hvor mange arbeidstakere bygget er dimensjonert for.

Så lenge samtykket ikke er gitt med vilkår om å ettersende mer dokumentasjon, er det ikke nødvendig å supplere søknaden. Det vil altså være valgfritt å sende inn ytterligere dokumentasjon senere dersom Arbeidstilsynet allerede har gitt sitt samtykke.

Kan Arbeidstilsynet gi samtykke for et komplett bygg i et rehabiliteringsprosjekt hvor kontorarbeidsplasser med nødvendige fasiliteter er prosjektert i hvert plan, selv om leietakere og antall ansatte ennå ikke er avklart?

Se svar på nr 9 og 11

Hvor lang tid må man beregne ved en manuell saksbehandling?

Søknader som sendes inn via den digitale søknadsløsningen behandles raskere enn søknader som sendes inn via eDialog, fordi de slipper manuell journalføring.

For mer informasjon om forventet saksbehandlingstid.
Se Byggesak – søk om Arbeidstilsynets samtykke/ Spørsmål og svar om Arbeidstilsynets samtykke/ Når får vi svar på søknaden?

Hva er nivået/omfanget på dokumentasjonskrav, for eksempel på rekkverk?

Dokumentasjonskravet for rekkverk kan for eksempel oppfylles ved å legge ved plantegninger som viser hvor rekkverket er montert, samt opplysninger om høyden på rekkverket.

Hva er rett dokumentasjon for belysning ved preakseptert løsning?

Dokumentasjon for belysning ved preaksepterte løsninger skal som hovedregel vise konkret hvordan belysning er prosjektert i henhold til kravene. Dette inkluderer blant annet plassering av lyskilder og andre belysningsinstallasjoner.

Dersom dokumentasjon for belysning ikke er tilgjengelig på søknadstidspunktet:

• Dere skal svare "Nei" på punkt 10.3.
• Hvis belysning og lysforhold er en del av det søknadspliktige tiltaket, eller dersom dere er usikre, skal dere svare "Ja/Usikker" på underpunktet.

Dersom punkt 10.3 besvares med "Ja/Usikker", vil søknaden sendes til Arbeidstilsynet for manuell behandling. Hvis de øvrige forholdene er prosjektert i henhold til preaksepterte løsninger og dokumentasjon er fremlagt, kan Arbeidstilsynet gi samtykke på vilkår om at dokumentasjon for belysning og synsforhold ettersendes.

Arbeidstilsynet er klar over at dokumentasjon om belysning ofte ikke er tilgjengelig i en tidlig fase av prosjekteringen. Derfor vurderer Arbeidstilsynet om sjekkpunkt 10.3 kan omformuleres slik at en bekreftelse om at belysning vil bli prosjektert i henhold til preaksepterte løsninger kan være tilstrekkelig for automatisk samtykke.

Under 2.1 er det preakseptert krav til 1 meter høyde på rekkverk gangbaner, trapper, plattformer og arbeidsplasser i høyden. Tek17-kravet på rekkverk i trapp er på 0,9 meter. Dvs. at hvis en følger TEK17 så vil en ikke være i tråd med Arbeidstilsynets krav til preakseptert ytelse. Det vil si at hvis en følger TEK17, så vil det kreve en manuell behandling. Burde det ikke være samsvar med TEK og krav fra Arbeidstilsynet?

Arbeidstilsynets preaksepterte løsninger kan ha strengere krav enn TEK17 eller arbeidsplassforskriften. Dette skyldes at Arbeidstilsynet må sikre at standarden er tilstrekkelig høy til at samtykke kan gis automatisk, uten at en saksbehandler vurderer søknaden manuelt.

For eksempel, mens TEK17 setter krav til rekkverkshøyde i trapper på minimum 0,9 meter, krever Arbeidstilsynets preaksepterte løsning en høyde på 1 meter for rekkverk på gangbaner, trapper, plattformer og arbeidsplasser i høyden.

Dersom prosjektet følger TEK17, men ikke oppfyller Arbeidstilsynets preaksepterte krav, vil søknaden måtte vurderes manuelt. Dere kan likevel sende inn søknaden digitalt selv om den ikke er fullt prosjektert i henhold til preaksepterte løsninger.

En saksbehandler i Arbeidstilsynet vil da vurdere om deres løsning i det konkrete tiltaket tilfredsstiller kravene i arbeidsplassforskriften, selv om den ikke er i samsvar med preaksepterte løsninger.

I og med at kravene til automatisk samtykke er strengere enn krav som ikke krever automatisk samtykke. (Tar 3.1 handicaptoalett som et eksempel, hvor det kreves at HCWC ikke skal blandes med bl.a. dusjrom). Hvorfor er ikke dette tilgjengelig på arbeidstilsynets nettsider?

Disse preaksepterte løsningene er tilgjengelige gjennom skjemaet for egenerklæring som kan lastes ned fra Arbeidstilsynets nettsider.
Skjemaene finnes under seksjonen "Søk om Arbeidstilsynets samtykke" - "Søk på byggblankett 5177" på deres nettside , kan skjema for egenerklæring både på bokmål og nynorsk lastes ned.

Søknadspliktige tiltak skal være i henhold til TEK17. Kunne en utelukket alle punkter i skjema som uansett blir ivaretatt av regelverket?

Nei, man kan ikke utelate punkter i skjemaet som allerede dekkes av TEK17.

Arbeidstilsynet forvalter ikke plan- og bygningsloven (pbl) eller TEK17. Sjekkpunktene og de preaksepterte løsningene Arbeidstilsynet opererer med, er basert på arbeidsmiljøloven og arbeidsplassforskriften, ikke TEK17.

Selv om enkelte krav kan overlappe, vurderer Arbeidstilsynet søknader ut fra egne regelverk og krav til arbeidsmiljø og sikkerhet. Derfor må alle relevante sjekkpunkter fylles ut, selv om de også dekkes av TEK17.

Forebygge ulykker: hvis punkt 2.2 hadde kommet før punkt 2.1, er det lettere å unngå misforståelser.
Velger man NEI på spørsmål om fallfare, kunne spørsmål om preakseptert løsning vært inaktiv.

Arbeidstilsynet ønsker å få tydelige svar på om tiltaket er prosjektert i henhold til preaksepterte løsninger, selv når et spesifikt tema ikke er relevant for det aktuelle tiltaket.

Dersom spørsmål om preakseptert løsning automatisk ble gjort inaktive når man svarer "Nei" på spørsmål om fallfare, kunne det føre til at enkelte aspekter av forskriftskravene ikke blir vurdert eller forstått.

Ved å kreve svar på alle sjekkpunkter, sikrer Arbeidstilsynet at søkeren har vurdert og forstått hele regelverket. Dette bidrar til å forebygge ulykker ved å fange opp potensielle feil eller mangler i prosjekteringen.

Får vi bekreftelse på at manuell saksbehandling er mottatt og forventet saksbehandlingstid?

Foreløpig er det tekniske utfordringer med å sende bekreftelse på mottatt søknad, både for søknader som behandles med automatisk samtykke og de som krever manuell saksbehandling.

Forventet saksbehandlingstid kan variere, avhengig av sakens kompleksitet og hvorvidt søknaden er sendt inn digitalt eller via eDialog. For mer informasjon om forventet saksbehandlingstid, se tidligere spørsmål om saksbehandling.

Hvordan kan man få AT sin vurdering vedr. søknadsplikt? Må man sende en komplett søknad om samtykke eller går det an å sende forespørsel på mail?

Dere trenger ikke å sende komplett søknad. Forespørsel kan sendes til Arbeidstilsynet via eDialog.